التعامل مع النظم الإدارية الحديثة بما فيها من تقنيات أمر يساعد بلا شك في اختصار الكثير من الوقت ومضاعفة الإنتاج. وهو أيضاً يسهل عملية التطوير والحصول على التقارير الموضحة لحجم وطريقة سير العمل.
ومع أهمية هذا الأمر إلا أنه لا يعني بالضرورة التخلي عن الأعمال الورقية أو إهمالها.. ولكنه يجمع بين الأمرين ليساعد في ضبط العمليات الإدارية المتنوعة، وإعادة النظر في توزيع حجم العمل على الموظفين، أو في تغيير بعض التخصصات، وربما في إضافة أو حذف بعض الأقسام، حسب الحاجة وتحت متغيرات العوامل الزمنية أو المكانية.
ومن هذه الأعمال على سبيل المثال سجلات العروض الخاصة بالتسويق والتي ترسلها أي منشآت لمنشآت أخرى تتعامل معها في مواد صناعية. فإن تحويل هذه السجلات إلى ملفات تحفظ في برامج محاسبية، أو على الأقل تحفظ على هيئة نموذج في برنامج بسيط مثل الأكسل يساعد الموظف على استرجاع المعلومات بصورة أكثر سرعة ودقة من العودة إلى السجلات الورقية التي كانت تستخدم في الماضي القريب، بل ولازالت تستخدم في بعض الشركات.
فمن خلال هذا النموذج الجديد يمكنك معرفة التالي:
1. سهولة الوصول إلى أسماء الشركات المتعاملة معنا.
2. معرفة عدد الطلبات السنوية أو الشهرية الواردة إلينا من هذه الشركة.
3. معرفة حركة المبيعات في المناطق.
4. التعرف على نشاط الموظفين في التسويق أو المبيعات، وحجم العمل الموكل إليهم، وبالتالي يعرف مقدار الضغط عليهم.
وهكذا الحال في بقية الملفات، والبرامج.. فالعودة إلى السجلات الورقية ستستهلك الموظف والزمن.. ويبدأ الملل يتسرب إلى الموظف.. بل ويكره العودة إلى المعلومات القديمة لما في ذلك من زيادة عمل وصعوبة. وينتج عن ذلك مايلي:
1. غياب حافز تطوير العمل، لما يترتب على حجم العمل الناتج من العودة إلى آلاف الأوراق المتراكمة في السجلات.
2. عدم دقة التقارير بسبب تشابه الأسماء والمعاملات في كثير من معطياتها.
3. ضعف المتابعة لتنفيذ المهام، لعدم وجود مرجع قريب يمكن الرجوع إليه والتأكد سريعاً من المعاملات وحالاتها.
4. تأخر التسويق، وغياب خطط العمل التي يفترض أن توضع على الأقل كل ستة أشهر.
5. ضعف التطوير، أو عدمه. والبقاء في دائرة النظام القديم، وبالتالي تأخر الشركات عن مصاف الشركات المنافسة.
ولكن هذه الرغبة في التعلم والتطوير لدى الموظف لاتتم من طرف واحد.. بل لابد من قرار إداري ونظرة تدرك واعية ثاقبة أهمية هذا التغير وتسعى له. ومن ضمن الإجراءات التي يمكن أن تقوم بها لتفعيل هذا الأمر:
1. عمل برامج تسع قاعدة بيانات كبيرة، يتم إدخال البيانات بها، ومتابعة هذا الأمر. ليتم الرجوع إليها وقت الحاجة.
2. تحويل النماذج الورقية إلى نماذج آلية تدخل بياناتها وتطبع مباشرة.
3. إعداد دورات تدريبية للموظفين العاملين في هذا المجال، مع متابعة تطورهم والاهتمام بارتقائهم، وتنظيم زيارات للشركات الرائدة في هذا المجال، بل وإرسال بعض الموظفين للتدريب على أيدي هذه الشركات، وهذا نوع من التعاون في التأهيل الإداري.
أما بالنسبة للملفات الورقية فيمكن أن تحفظ صورة من التقارير النهائية ليتم الرجوع إليها وطباعتها في حالة الحاجة الماسة لها.
إن التطوير الإداري ليس شبحاً وإن كان البعض يصر على التعامل معه بحذر وخوف.. ومع صعوبة الأمر في بعض مراحله إلا أنه سهل يمكن تطبيقه إذا تم التخطيط له بشكل صحيح وبدون خوف أو تهيب. هذه التجارب الناجحة تعد معالماً في الطريق الإداري وجب علينا دراستها والتعامل معها من أجل النهوض بالحركة الإدارية لتحسين الإنتاج التجاري والصناعي.
إن الإدارات التي تصر على إهمال التطوير، أو إهمال الموظف بحجة المحافظة على الأموال، إنما تفقد دون أن تشعر رأس المال، وبالتالي فهي على أبواب الخسارة والانقراض. وساحات العمل خير شاهد على ذلك.
– الكاتب: عبدالله بن علي السعد
– المصور: ريان المنصور
